Bir sorumlu belirleyin
Taşıma sürecini yöneten tek bir kişi, iletişimi kolaylaştırır ve karışıklığı önler.
Yerleşim planını önceden çizin
Yeni ofiste her departmanın ve masanın yeri belli olursa, kurulum çok daha hızlı biter.
Her şeyi etiketleyin
Kutulara ve mobilyalara departman ve masa numarası yazın. Ekip yeni ofiste neyi nereye koyacağını bilir.
IT altyapısını ayrıca planlayın
İnternet, sunucu ve telefon hatlarının taşınma gününden önce hazır olmasını sağlayın.
Hafta sonunu kullanın
Taşımayı cuma akşamı başlatıp hafta sonu tamamlamak, pazartesi kaldığınız yerden devam etmenizi sağlar.
Ofis taşıma takvimi nasıl hazırlanır?
Ofis taşımada zaman planlaması her şeydir. Taşıma tarihinden birkaç hafta önce nakliye firmasıyla keşif yapın ve bir taşıma planı çıkarın. Bu planda hangi departmanın ne zaman taşınacağı, bina izinlerinin ne zaman alınacağı ve IT altyapısının hangi tarihte hazır olacağı açıkça yazılmalıdır. Kira sözleşmenizin bitiş tarihini son gün olarak değil, en geç sınır olarak görün; eski ve yeni ofisin birkaç gün çakışması olası gecikmelere karşı güvenlik payı sağlar. Takvimi çalışanlarla da paylaşın. Herkes masasını ne zaman toplayacağını ve yeni ofiste ilk gün nereye oturacağını bildiğinde taşıma çok daha düzenli ilerler. Son hafta tüm adımları tek tek kontrol eden kısa bir toplantı yapmak da faydalıdır. Bu toplantıda taşıma günü kimin nerede bulunacağı, hangi telefon numaralarının ulaşılabilir olacağı ve acil durumda kararı kimin vereceği de netleştirilmelidir.
Çalışanları sürece nasıl dahil edersiniz?
Ofis taşıma yalnızca yöneticilerin değil tüm ekibin işidir. Çalışanlara taşıma tarihini, kendilerinden ne beklendiğini ve yeni ofisin düzenini önceden anlatın. Her çalışandan kişisel eşyalarını ve masa içeriğini kendisinin kutulamasını, kutuların üzerine adını ve masa numarasını yazmasını isteyin. Departman sorumluları, kendi birimlerinin dosya ve ekipmanlarının eksiksiz paketlendiğini kontrol edebilir. Yeni ofisin yerleşim planını paylaşmak, pazartesi sabahı herkesin doğrudan masasına gitmesini sağlar. Taşıma sonrası ilk gün için kısa bir bilgilendirme yapmak, örneğin yazıcının, mutfağın ve toplantı odalarının yerini göstermek, uyum sürecini hızlandırır ve ilk günün verimli geçmesine yardımcı olur. Taşıma sürecinde soruların toplandığı tek bir iletişim kanalı açmak, aynı sorunun onlarca kez sorulmasını önler ve sorumlu kişinin yükünü hafifletir. Taşınma sürecinde çalışanların kaygılarını dinlemek, örneğin yeni ofise ulaşım ya da otopark gibi konularda bilgi vermek, motivasyonun korunmasına da yardımcı olur.
Arşiv ve dosyaları düzenli taşımak
Arşiv, ofis taşımalarının en çok zaman alan ve en dikkat isteyen kısmıdır. Taşımadan önce arşivi gözden geçirin; yasal saklama süresi dolmuş ya da artık kullanılmayan dosyaları ayırın. Günlük işler için gerekli olan dosyalarla nadiren açılan arşivi ayrı gruplara bölün. Kutulara yalnızca departman adı değil, hangi dolaba ve hangi rafa ait olduğu da yazılmalıdır; böylece yeni ofiste aynı düzen hızla kurulur. Gizlilik gerektiren belgeler kapalı ve bantlı kutularda taşınmalı, taşıma boyunca gözetim altında tutulmalıdır. Yeni ofiste arşiv için yeterli alan yoksa, sık kullanılmayan dosyaları geçici ya da uzun süreli olarak depoda saklamak hem yer kazandırır hem de ofisin daha ferah kalmasını sağlar. Depoya kaldırılan kutuların listesini dijital olarak tutmak, ileride bir dosyaya ihtiyaç duyulduğunda hangi kutuda olduğunu hızla bulmanızı sağlar.
Yeni ofisi taşınmadan önce hazırlayın
Taşıma gününde yeni ofisin hazır olmaması, en iyi planlanmış taşımayı bile aksatabilir. Boya, tadilat ve temizlik işlerinin taşıma tarihinden önce bitmesini sağlayın. Elektrik prizlerinin, aydınlatmanın ve klimaların çalıştığını kontrol edin. İnternet ve telefon hattının açıldığından, ağ kablolamasının tamamlandığından emin olun; bu işler servis sağlayıcıya bağlı olduğu için zaman alabilir. Yerleşim planını çıktı olarak alıp yeni ofisin girişine ve her odanın kapısına asın; taşıma ekibi hangi kutunun nereye gideceğini anında görür. Yük asansörü kullanımı ve otopark girişi için bina yönetiminden gerekli izinleri alın ve taşıma ekibinin güvenlik kaydını önceden iletin. Yeni ofiste mutfak, toplantı odası ve ortak alanlar için gereken küçük eşyaların listesini de önceden hazırlamak, ilk günün eksiksiz başlamasına yardımcı olur. Kısa bir ön ziyaretle yeni ofisin son durumunu yerinde görmek, taşıma günü karşılaşılabilecek sürprizleri büyük ölçüde ortadan kaldırır.
Taşıma sonrası ilk iş günü
Taşıma bittiğinde amaç, ilk iş gününün mümkün olduğunca normal geçmesidir. Pazartesi sabahından önce IT ekibinizin bilgisayarları, yazıcıları ve sunucuları test etmesini sağlayın. Kritik birimlerin, örneğin müşteri hizmetleri ya da muhasebenin, ilk saatlerden itibaren çalışabildiğini kontrol edin. Açılmamış kutuları ilk gün içinde boşaltmayı hedefleyin; ofiste bekleyen kutular hem dağınıklık yaratır hem de aranan dosyanın bulunmasını zorlaştırır. Çalışanlardan eksik ya da hasarlı bir şey fark ederlerse tek bir sorumluya bildirmelerini isteyin. Web sitenizdeki, kartvizitlerinizdeki ve harita kayıtlarınızdaki adres bilgisini güncelleyin. Küçük bir karşılama, ekibin yeni ofise alışmasını da kolaylaştırır. Taşımanın ardından birkaç gün içinde kısa bir değerlendirme yapıp nelerin iyi gittiğini ve nelerin geliştirilebileceğini not almak, bir sonraki taşıma için de değerli bir deneyim bırakır.
Ofis taşıma bütçesi ve teklif karşılaştırma
Ofis taşıma bütçesi hazırlanırken nakliye ücreti kadar işin durduğu saatlerin maliyeti de düşünülmelidir. Mesai dışı ya da hafta sonu yapılan bir taşıma, nakliye tarafında farklı fiyatlanabilir ama çoğu zaman kaybedilen iş gününe göre çok daha ekonomiktir. Teklifleri karşılaştırırken keşif yapılıp yapılmadığına, mobilya söküm-kurulumunun, arşiv paketlemesinin ve IT ekipmanı korumasının fiyata dahil olup olmadığına bakın. Sigorta kapsamının ve teslim takviminin sözleşmeye yazılması, olası bir sorunda şirketinizi korur. Ayrıca yeni ofise sığmayacak eşyalar için depolama ihtiyacını, yeni ofiste gerekebilecek küçük tadilatları ve IT altyapısı kurulum maliyetlerini de bütçeye ekleyin. Bütün kalemleri baştan görmek, yönetime sunulacak taşıma bütçesinin gerçekçi olmasını sağlar.
Taşıma sırasında müşterilerinizi unutmayın
Ofis taşırken iç süreçlere odaklanmak doğaldır, ancak müşterileriniz ve iş ortaklarınız için de sürecin sorunsuz geçmesi gerekir. Taşınma tarihini ve yeni adresinizi birkaç hafta önceden e-posta, web sitesi ve sosyal medya üzerinden duyurun. Taşıma günlerinde telefonların yönlendirilmesini ve e-postaların düzenli takip edilmesini sağlayın; böylece kimse size ulaşamadığı için başka bir firmaya yönelmez. Kargo firmalarına, tedarikçilere ve düzenli teslimat aldığınız işletmelere yeni adresinizi bildirin. Faturalarda, sözleşmelerde ve resmi kayıtlarda adres güncellemesi için gereken işlemleri de takvime ekleyin. Yeni ofisin harita kaydını güncellemek, müşterilerinizin sizi kolayca bulmasını sağlar ve taşınmayı olumlu bir duyuru fırsatına dönüştürür. Yeni ofisin ilk haftasında müşterilerinizi kısa bir ziyarete davet etmek de ilişkileri güçlendirmenin güzel bir yolu olabilir.
